טפסים עם סבב חתימות תורי

ניהול תהליכים מורכבים בקלות: סבב חתימות תורי וחכם

בארגונים רבים, תהליך אישור של מסמך אינו מסתיים בחתימה אחת. לעיתים קרובות נדרש רצף של אישורים – החל מהעובד, דרך המנהל הישיר ועד למחלקת הכספים או המנכ"ל. מערכת iForms מאפשרת לכם להגדיר סבב חתימות תורי (Sequential Signing), שבו המערכת מנהלת את ה"מרוץ" עבורכם: ברגע שחותם אחד מסיים את חלקו, הטופס עובר אוטומטית ובאופן מיידי לחותם הבא בתור, עד להשלמתו המלאה של התהליך.

• סדר עבודה מובנה (Workflow): הגדרה מראש של סדר החותמים מבטיחה שהמסמך לא יגיע לגורם האחרון לפני שאושר על ידי כל הגורמים המקדימים.

• אוטומציה של המעבר בין חותמים: אין צורך לשלוח את המסמך ידנית מחותם אחד לשני. המערכת מזהה חתימה ומעבירה את הלינק לחותם הבא באופן אוטומטי.

• בקרה על סטטוס התהליך: תוכלו לראות בכל רגע נתון אצל מי המסמך "תקוע" כרגע ומי כבר חתם עליו, מה שמאפשר לזהות צווארי בקבוק בזמן אמת.

• מניעת טעויות ובלבול: כל חותם רואה רק את החלקים הרלוונטיים לו או את כלל המסמך כפי שחתמו עליו קודמיו, מה שמונע חתימה על גרסאות לא סופיות.

• חתימה על מסמך אחד מרכזי: בסוף הסבב מתקבל קובץ PDF אחד המכיל את כל החתימות של כל המעורבים, ללא צורך באיחוד קבצים ידני.

• תזכורות ממוקדות: המערכת יודעת לשלוח תזכורות רק לחותם שהתור שלו הגיע, ובכך היא מאיצה את סיום התהליך כולו בצורה חכמה.

• חיסכון אדיר בזמן אדמיניסטרטיבי: ביטול הצורך של מזכירות או מנהלי פרויקטים לבצע מעקב ידני וטלפוני אחרי "סבב החתימות" הפיזי או במייל.

• דיוק משפטי ורגולטורי: מבטיח שתהליכי אישור (כמו אישור רכש או חוזי העסקה) מתבצעים בדיוק לפי נהלי החברה והחוק.

• הודעות סיום לכולם: ברגע שהחתימה האחרונה הושלמה, המערכת יכולה לשלוח העתק של המסמך החתום והסופי לכל המשתתפים בסבב באופן אוטומטי.

• מקצועיות תפעולית: סבב חתימות דיגיטלי משדר ללקוחות ולספקים שמדובר בארגון יעיל, מודרני ומאורגן היטב.