טפסים עם סבב חתימות מקבילי

יעילות ללא המתנה: סבב חתימות מקבילי ב-iForms

ישנם תהליכים שבהם הזמן הוא המרכיב הקריטי, והמתנה לחתימה של גורם אחד לפני שהשני יכול להתחיל רק מעכבת את העבודה. מערכת iForms מציעה פתרון של סבב חתימות מקבילי (Parallel Signing): שליחת הטופס לכל החותמים הרלוונטיים בעת ובעונה אחת. בשיטה זו, כל אחד מהגורמים יכול לחתום על המסמך בזמן שנוח לו, ללא קשר לאחרים. המערכת מרכזת את כל החתימות באופן אוטומטי למסמך סופי אחד, מה שהופך את התהליך למהיר, גמיש ואפקטיבי הרבה יותר.

• קיצור דרמטי בזמן השלמת הטופס: אין צורך להמתין שגורם א' יחתום כדי שגורם ב' יקבל את המסמך. כולם חותמים במקביל והתהליך מסתיים בשיא המהירות.

• גמישות מלאה לחותמים: כל אחד מהשותפים לסבב יכול לחתום ברגע שמתפנה לו זמן, מבלי לעכב את שאר המעורבים בתהליך.

• ניהול ריבוי חותמים בקלות: פתרון אידיאלי למסמכים הדורשים חתימה של מספר שותפים, חברי דירקטוריון, או מספר דיירים בבניין, שאין ביניהם היררכיה של זמן.

• מעקב סטטוס מפורט: בדשבורד הניהול תוכלו לראות בזמן אמת מי כבר חתם ומי עדיין לא, ללא קשר לסדר שליחת הטפסים.

• איחוד חתימות אוטומטי: המערכת יודעת "לאסוף" את כל החתימות המבוצעות במקביל ולהטמיע אותן בתוך קובץ PDF אחד רשמי ומסודר.

• תזכורות חכמות וסלקטיביות: המערכת שולחת תזכורות אך ורק לאלו שטרם חתמו, מבלי להפריע לאלו שכבר השלימו את חלקם בתהליך.

• מניעת צווארי בקבוק: אם חותם אחד נמצא בחופשה או מתעכב, הוא לא עוצר את שאר החותמים מלבצע את חלקם בטופס.

• שיפור חוויית המשתמש: החותמים מקבלים את המסמך מיד עם תחילת התהליך ומרגישים שהטיפול בבקשה מתבצע באופן אקטיבי ומהיר.

• התאמה לתהליכים מרובי משתתפים: כלי חיוני להסכמי שותפות, אישורי וועדות או טפסים מול קבוצות רכישה שבהם נדרשת כמות גדולה של חתימות בו-זמנית.

• שליטה וסנכרון מלא: למרות שהחתימות מתבצעות במקביל, המנהל מקבל עדכון ועותק סופי רק כאשר כל החתימות הנדרשות הושלמו.